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Les cartes de paiement pour entreprises sont des ressources indispensables à la gestion des achats. Ces outils vous aident à gérer vos dépenses par rapport à votre flux de trésorerie et facilitent les achats pour l’entreprise sur place.
La plupart des cartes professionnelles offrent des avantages et des récompenses qui peuvent ajouter de la valeur à votre enseigne. Gérés correctement, ils peuvent améliorer la cote de crédit de votre entreprise. Et si ces raisons ne suffisaient pas, de nombreux fournisseurs préfèrent également les paiements par carte.
Ce guide a été crée afin de vous permettre d’avoir toutes les informations concernant le meilleur type de carte a opter pour votre enseigne. On vous dit tout !
Les critères à considérer pour la sélection
Afin que vous puissiez jouir de la meilleure carte de gestion des frais professionnels, il est essentiel de prendre en compte quelques critères primordiaux dont:
- Les divers types de dépenses habituellement réalisés par votre enseigne ou vos collaborateurs
- Le prestataire avec qui vous devez collaborer pour le suivi de toutes les dépenses réalisées
- Le montant maximum et la fréquence acceptée par les fournisseurs de services
En faisant de ces 3 principaux points les éléments qui guideront votre choix, vous serez en mesure de jouir d’une carte qui puisse correspondre parfaitement à tous vos besoins et à celles de votre entreprise.
Les différents types de cartes disponibles
Afin de répondre positivement aux besoins des entreprises, un large panel de cartes de paiement est désormais accessible. Pour les enseignes, on pourra mentionner : les cartes virtuelles, les cartes achat et les carte logées.
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Carte virtuelle
Les cartes virtuelles sont apparues sur le marché il y a quelques années spécifiquement pour réduire le risque de fraude que nous avons brièvement évoqué dans l’introduction (nous en parlerons bientôt).
Ainsi, les cartes virtuelles offrent un haut niveau de sécurité. Et les meilleurs sont même à usage unique, ce qui signifie que vous aurez les détails de paiement pour chaque échange réalisée en ligne.
Une carte virtuelle est prépayée, comme une carte-cadeau, avec une somme spécifique d’argent chargée à l’avance. Ces cartes n’existent qu’en ligne, mais portent les mêmes informations qu’une carte bancaire physique: numéro de carte, date d’expiration et code.
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Carte d’achat
Une carte d’achat (P-Card) est un type de carte commerciale qui permet aux organisations de tirer parti de l’infrastructure de carte de crédit existante pour effectuer des paiements électroniques pour diverses dépenses d’entreprise (par exemple, des biens et des services). Dans les termes les plus simples, une P-Card est une carte de paiement, similaire à une carte de crédit à la consommation. Toutefois, l’organisme utilisateur de la carte doit payer l’émetteur de la carte intégralement chaque mois, au minimum.
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Carte logée
Une carte logée est un moyen de paiement centralisé que les organisations peuvent utiliser pour faciliter les achats de voyages d’entreprise, généralement exclusifs aux billets d’avion ou de train. Un large éventail d’institutions financières historiques et de prestataires de voyages d’affaires spécialisés propose des comptes de carte logée, qui fournissent à une organisation soit une seule carte d’entreprise émise, soit plusieurs cartes de filiale dans le cadre d’un compte de groupe plus large, soit des cartes émises par coût ou par centre de profit.
Le concept et les avantages inhérents sont relativement simples: en réservant tous les vols d’affaires ou les voyages en train via la carte logée unique émise par l’entité, toutes les données d’achat peuvent être automatiquement déposées dans le système d’information du tableau de bord de l’agent de voyages et du compte de voyage central de la société. De ce fait, chaque fois qu’un ordre de voyage est passé, le fournisseur de voyages de la société exigera automatiquement une autorisation de paiement de l’émetteur pour bénéficier d’une garantie de paiement.