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La mise en place d’un standard téléphonique virtuel importe beaucoup dans la bonne gestion des appels entrants au sein d’une entreprise. Hébergé à distance, le standard téléphonique virtuel s’installe à moindre coût, mais le rappel des clients s’effectue directement via la ligne téléphonique de l’entreprise. Relié à des serveurs spécifiques du prestataire en réception d’appels, le standard téléphonique virtuel utilise pourtant un réseau facile à mettre en place. Cette solution aux multiples fonctionnalités offre de nombreux avantages aux entreprises.
Standard téléphonique virtuel : fonctionnel et économique
Le standard téléphonique virtuel fonctionne à la manière d’un cloud. Ce système permet aux entreprises de faire d’importantes économies par rapport au recrutement d’un standard physique. En effet, les coûts liés à son appropriation, à sa configuration et à son entretien sont totalement à la charge de l’opérateur. L’entreprise se décharge également des coûts liés au forfait Internet. L’opérateur peut facturer mensuellement sa prestation, mais les coûts restent toujours moins onéreux qu’un standard physique. Le standard téléphonique virtuel permet également d’offrir un service client de meilleure qualité. Le standardiste virtuel est en service 24 h/24 et 7j/7. L’entreprise « mère » a le choix entre les différents messages d’accueil disponibles en fonction des plages horaires.
Le standard téléphonique virtuel permet à l’entreprise de profiter d’une plus grande autonomie. Il n’est donc plus nécessaire de rechercher de nouvelles recrues avec les compétences techniques requises. Cette administration digitale permet également de bénéficier de plusieurs fonctionnalités que les autres systèmes ne permettent pas, notamment la possibilité d’effectuer des conférences vidéo.
Externalisation de la permanence téléphonique : autre solution avantageuse
Recourir aux services d’une permanence téléphonique externalisée permet par exemple aux entreprises de profiter de nombreux avantages. Un centre d’appel externalisé peut assurer la prise en charge des appels à des coûts très réduits. La majorité des prestataires proposent en effet des contrats simples avec une facturation en fonction du service rendu. Le meilleur contrat ne stipule aucun engagement dans la durée. Avec cette solution, l’entreprise peut se décharger des coûts liés au recrutement d’un personnel, à la formation, à l’achat d’un nouvel équipement, aux charges salariales, etc. Les prestataires dans ce domaine mettent à disposition de leurs clients un personnel qualifié et compétent pouvant traiter les appels selon les consignes données. Ils sont également bien équipés. La majorité des entreprises choisissent les services d’une société externalisée pour que leurs employés puissent se concentrer sur le cœur de métier. Les services proposés par les sociétés d’externalisation peuvent en effet s’étendre sur des plages horaires variées.
Toutefois, pour bénéficier de tous ces avantages, l’entreprise doit savoir choisir son futur collaborateur. Elle doit prendre en compte différents critères. Après avoir défini ses besoins et établi un cahier des charges, l’entreprise doit vérifier la solidité financière de son prestataire. Elle doit aussi s’assurer que ce dernier peut mener à bien le service confié en vérifiant : son expérience dans le domaine, sa stratégie organisationnelle et marketing, ses performances, etc. L’entreprise doit également porter une attention particulière sur le mode de recrutement de personnel du prestataire, sur la qualité qu’il exige de ses salariés, sur sa capacité managériale et la qualité des formations proposées.
Outre tous ses aspects, les clauses du contrat doivent être bien examinées pour éviter les mauvaises surprises. Parmi les mentions à prendre en compte figurent donc les conditions de résiliation, la durée, le mode de paiement, etc.