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Votre activité exige la saisie de nombreuses données mais vos collaborateurs manquent de temps pour cette tâche ? L’assistance en saisie de donnée se présente comme une solution à la portée des entreprises, quelle que soit leur taille. Comment ça marche, et quels sont les autres bénéfices qu’on peut en tirer ?
Un service sur mesure
En faisant appel à un professionnel en assistance de saisie de données, une entreprise profite de prestations sur mesure, ainsi que d’une réactivité et d’une souplesse pour la réalisation de cette tâche. Il s’agit d’une pratique dont l’efficacité est prouvée. Pour une exécution correcte des commandes, un cahier des charges est convenu entre le commanditaire et l’entreprise d’externalisation. Le document détaille les spécificités techniques des travaux, et mentionne la date butoir à respecter. Il en résulte une relation de confiance qui tend à toujours s’améliorer dans le temps.
Techniquement, pour les textes manuscrits, une assistance en saisie de données commence par le scan des documents. Le prestataire effectue en plus de la saisie une double saisie, et fait un contrôle par échantillonnage. Il reprend la saisie en cas de besoin. Pour les textes dactylographiés, par contre, il fait des tests de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de reconnaissance automatique de documents (RAD). D’autres contrôles seront effectués après traitement des documents.
Une entreprise d’assistance en saisie de données prend généralement en charge la saisie quel que soit le format. Dans le cas où un client a besoin de stocker les versions numériques de ses coupons, chèques ou résultats de sondage, l’équipe est à sa disposition pour faire la saisie rapidement. On peut également lui confier la saisie de livres et des annuaires. En outre, le client bénéficie d’une écoute et d’un suivi personnalisé de sa commande, ce qui représente une réelle valeur ajoutée.
Les autres avantages de faire appel à un prestataire en assistance en saisie de données
L’activité d’une agence d’externalisation de saisie de données est régie par un code déontologique qui lui interdit de divulguer à des tiers des informations stratégiques pour une entreprise. Une telle agence donne à l’entreprise cliente diverses opportunités à chaque mission. Le commanditaire peut par exemple améliorer son efficacité dans le traitement des informations concernant ses clients et prospects ou mieux traiter des tâches essentielles au fonctionnement de son entreprise, et ce sans avoir à créer un nouveau poste qui ne pourra pas toujours être alimenté à temps plein.
Il est à rappeler qu’un partenaire spécialisé en assistance en saisie de données travaille la plupart du temps à distance. Cette configuration qui est désormais entrée dans les mœurs, évite à l’entreprise cliente d’avoir à consacrer un budget à la location de locaux de travail dédiés à cette tâche. Le prestataire comprend les enjeux et les problématiques de l’entreprise, et s’adapte à ces derniers. Plus flexible que l’intérim, plus expert qu’un stagiaire, plus rapide qu’une embauche en CDD et continu en cas d’absence, le service fourni par un tel partenaire est des plus avantageux !